Die Vergabe von Aufträgen basiert auf den aktuell gültigen allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) zu § 44 der Landeshaushaltsordnung des Landes Berlin. Es ist der Nachweis für die Anforderung von mindestens drei vergleichbaren Angeboten einzuholen. Dies kann z. B. der (elektronische) Schriftverkehr mit dem Dienstleistungsunternehmen sein. Bei der Angebotseinholung sind den Dienstleistungsunternehmen neben der Beschreibung des Auftragsgegenstandes auch die Zuschlagskriterien darzulegen. Für alle angefragten Unternehmen muss durch den Antragstellenden die Expertise für die nachgefragte Dienstleistung nachgewiesen werden, auch dann, wenn kein Angebot von einem Dienstleister gestellt wurde. Die Angebote müssen so detailliert aufgestellt werden, dass der Inhalt der einzelnen Arbeitsschritte erkennbar wird und jedem Arbeitspaket ein Zeitaufwand sowie die entsprechenden Kosten zugeordnet werden kann.
Vergabevermerk
Die vorliegenden Angebote werden nach dem festgelegten, einheitlichen Kriterienkatalog mit einer Punkteskala von 1 -10 bewertet (wobei 10 der beste Wert ist). Die Gewichtung für den Preis ist mit 50% fest vorgegeben.
Dabei ist zu beachten, dass das günstigste Angebot beim Preis immer 10 Punkte erhält und die Punkte für die anderen Angebote wie folgt berechnet werden:
Im Vergabevermerk werden dann jeweils (gerundet) die Punkte eingetragen.
So wird sichergestellt, dass die Punkteverteilung des Preises der Angebote nachvollziehbar bleibt.
Für die Bewertung der fachlichen Eignung wird die Qualität des Angebots (Detailierung, Transparenz, Zeitplan, Umfang der Leistungen) und die Erfahrung des Dienstleistungsunternehmens (Referenzen, technische Expertise, Kenntnisse der Branche) eingeschätzt. Hier kann die Gewichtung der verbleibenden 50 % frei verteilt werden.
Die Felder Wertung und Summe Wertung werden dabei automatisch berechnet.
Aus dieser Bewertung ergibt sich dann ein Ranking, nach dem die Auswahl des potenziellen Dienstleistungsunternehmens (mit den höchsten Punkten in der Summe der Wertung) erfolgt. Die Auswahlentscheidung wird im Vergabevermerk dokumentiert, unterschrieben und mit den Antragsunterlagen eingereicht.
Bei Auftragswerten über 100.000 EUR ist Nr. 3.4.2 der AN-BestP anzuwenden.
Auszuwählen ist prinzipiell das wirtschaftlichste Angebot, was nicht zwangsläufig das kostengünstigste sein muss.
Hier ein Beispieleines möglichen Bewertungsschemas (die Kriterien, deren Anzahl und Wichtungen sind projektspezifisch anzupassen):
Das Vorgabedokument "Vergabevermerk" finden Sie hier.